Станьте профессионалом в области видеоконференцсвязи с этими советами

Станьте профессионалом в области видеоконференцсвязи с этими советами

Видеоконференцсвязь стала де-факто способом ведения бизнеса с самого начала пандемии COVID-19. Несмотря на то, что мы уже месяцы в этом, вы все еще можете чувствовать себя некомфортно или утомляться, участвуя в видеозвонках. Во-первых, позвольте мне сказать вам, что это нормально и по-человечески: весь день быть на видео утомительно. Но, во-вторых, так быть не должно – по крайней мере, не всегда. Я изучаю и пишу на эту тему в течение нескольких месяцев, а также собираю советы от других. И, конечно же, я участвовал в видеозвонках в 20 раз больше, чем в среднем за год до этого.

Давайте рассмотрим некоторые из лучших способов улучшить видеоконференцсвязь для себя, чтобы убедиться, что вы делаете все возможное. (Не то чтобы кто-нибудь когда-либо видел, совпадают ли ваши носки.) Это важно, если вы обеспокоены тем, насколько хорошо вас могут видеть или слышать другие, и вы должны это знать, потому что это может повлиять на то, насколько серьезно вы к вам относятся.

Хотя некоторые из этих советов относятся к Zoom, большинство из них применимы к системам видеоконференцсвязи в целом, о которых я рассказывал в разделе «Варианты видеоконференцсвязи в эпоху пандемии» (2 апреля 2020 г.). Совсем недавно я только что опубликовал целую 148-страничную книгу, Возьмите под свой контроль масштабирование, чтобы предоставить более подробную информацию об этой услуге. А чтобы получить более полное представление о том, как настроить себя на более длительную удаленную работу, скачайте мою бесплатную книгу, Временно возьмите под свой контроль работу из дома.

Улучшите свое видео

Нет ничего более пугающего для тех, кто обычно не участвует в видеоконференцсвязи, чем необходимость начать ее использовать! Несколько лет назад у меня была контрактная работа с регулярными видеовстречами. В итоге я внес ряд изменений в свое рабочее пространство, чтобы оно выглядело аккуратно и профессионально, поэтому мне было меньше стыдно находиться в кадре. (Хотя может показаться излишне застенчивым беспокоиться об этом, и я частично согласен, я также укажу вам на эту судебно-медицинскую экспертизу книжных полок знаменитостей, замеченных на фоне их выступлений на видео.)

Для получения оптимальных результатов на камере следуйте этому совету:

Улучшите свой звук

Практически в каждом случае, если вы уже не записываете звук или не делаете много телефонных звонков с компьютера дома, вам необходимо обновить настройки. Стоит протестировать встроенный микрофон и динамик на вашем компьютере, смартфоне или планшете. Они могут быть достаточно хорошими, но убедитесь, что вы узнали мнение других – даже попросите их записать ваш результат – чтобы убедиться, что ваше оборудование делает вас легко слышимым, избегает ли эхо и обратной связи и не имеет отвлекающих качеств (например, звучит так, как будто вы находитесь в 20 футах от микрофона или говорите со дна Королевского Альберт-холла).

Однако для получения лучших и более комфортных результатов вы можете выбрать одну из четырех общих альтернатив, которые поднимут ваш звук на ступеньку или две:

  • Гарнитура: Гарнитура с накладными или внутриканальными динамиками и микрофоном в виде штанги перед вашим ртом может быть недорогой и значительно улучшить качество любого звонка или встречи, в которой вы участвуете. Для видеозвонков гарнитура с микрофоном также позволяет видеть ваше лицо, хотя микрофон иногда может отвлекать, особенно когда он находится прямо перед вашим ртом.
  • Наушники: Наушники могут сильно различаться по качеству, но, вероятно, они у вас уже есть, и как путь наименьшего сопротивления и технология, которую вы уже знаете, они могут быть вашим лучшим вариантом. Наушники могут быть очень удобными, но некоторые люди через некоторое время устают от них. Помните, что беспроводные наушники необходимо заряжать чаще, когда они почти постоянно используются. (Если у вас есть AirPods и вы проводите большую часть дня в видеозвонках, используйте по одному AirPod за раз и держите другой в футляре. Когда один начинает умирать, вы можете вставить другой, подождать немного, а затем взять вымирать и зарядить.)
  • Внешний микрофон плюс наушники или динамик: У некоторых людей уже есть внешний микрофон для подкастинга или другой аудиозаписи. Поскольку эти микрофоны более высокого качества, чем микрофоны в гарнитурах, и поскольку вы, возможно, уже правильно расположили их – например, на поворотном кронштейне – для удобного использования, просто установите программный вход в программном обеспечении видеоконференцсвязи, чтобы использовать микрофон в качестве входа. Вы можете дополнить микрофон наушниками-вкладышами или наушниками, хотя последние могут выглядеть слишком громоздкими во время некоторых видеозвонков. Другие люди полагаются на встроенные динамики в своих компьютерах. Большинство приложений для видеоконференцсвязи имеют автоматическое подавление эха, которого может быть достаточно для удаления любого эха или обратной связи.
  • Наушники с шумоподавлением: Также подумайте о наушниках с шумоподавлением, которые имеют микрофонный вход в наушниках. Часть с наушниками может показаться немного сложной для других участников видеосеанса, но ваше лицо остается незамутненным. В моей семье только один из нас использовал наушники с шумоподавлением в начале марта. К маю все четверо из нас купили или получили в подарок беспроводные устройства. В лучших наушниках с шумоподавлением используется активное шумоподавление – они прислушиваются к окружающему звуку и создают своего рода антизвук, чтобы подавить его. Для активного шумоподавления требуется перезаряжаемый аккумулятор даже в проводных наушниках. Многие люди предпочитают беспроводные наушники из-за гибкости, хотя качество звука Bluetooth может быть нестабильным.

Sony ZX110NC
Наушники Sony ZX110NC.

Я фанат недорогих наушников с шумоподавлением Sony ZX110NC (48 долларов) только для прослушивания. У них довольно маленькие амбушюры, они складываются и работают от одной батареи AAA. Я получаю десятки часов работы от одной зарядки аккумуляторной батареи. Наушники Anker Soundcore Life Q20 с шумоподавлением ($ 59,99 с купоном на скидку 10 долларов на Amazon) имеют полноразмерные амбушюры, Bluetooth и микрофон. Анкер говорит, что вы получаете 60 часов работы от одной зарядки.

Подготовьтесь к сеансу

Независимо от того, какой инструмент видеоконференцсвязи вы используете, эти советы помогут вам стать отличным организатором или участником:

  • Сначала проверьте свой A / V. Перед началом сеанса всегда проверяйте, настроены ли ваша камера и звук на те устройства, которые вы хотите использовать. Очень часто при запуске приложения обнаруживается, что выбраны «неправильные» аудио- и видеоустройства. Кроме того, аудиоустройства часто нестабильны, и вам может потребоваться время, чтобы перезагрузить Mac, чтобы он правильно распознал периферийные устройства.
  • Настройте свой виртуальный фон. Ранее я предлагал использовать физический фон. Но в зависимости от программного обеспечения, которое вы используете, например Skype, вы можете размыть фон, чтобы люди сосредоточились на вас, а не на том, что стоит за вами. Некоторые службы, такие как Zoom и Skype, позволяют использовать виртуальный фон и менять изображение или зацикленное видео, хотя последнее может легко отвлекать других. Мне нравится использовать виртуальные фоны комнат и пространств, подходящих для встречи. Например, во время разговора с принтерами высокой печати я разместил изображение магазина, в котором я жил в 2017 году. Если вы соедините сплошной физический фон с виртуальным фоном, программное обеспечение сможет лучше справиться с вырезанием динамический очерк вас.

    Гленн исчезает в своем зеленом экране
    Zoom позволяет использовать физический зеленый экран для более точного выделения фона. На изображениях выше я использую физический зеленый экран слева и его нет справа. Алгоритмический детектор справа делает мою голову более пулевидной и стирает некоторые из моих пальцев!

  • Настройте свою внешность. Никто не должен указывать вам, как вы должны выглядеть. Но вы можете предпочесть выглядеть на камеру определенным образом. Если вы регулярно пользуетесь косметикой или просто хотите уменьшить блики на лице или на коже – я напоминаю это замечание! – вы можете почувствовать себя более уверенно или профессионально, нанеся ее. Некоторые программы для видеоконференций позволяют немного изменить внешний вид. Zoom имеет функцию размытия, которая слегка сглаживает ваши черты лица, поэтому вы можете почувствовать себя стареющей кинозвездой, которая требует вазелина на линзах для своих крупных планов. Это может заставить вас выглядеть немного неестественно, но может заставить вас чувствовать себя менее застенчивым.
  • Отключите собственный эскиз. Один из способов уменьшить беспокойство о том, как вы выглядите, – это скрыть собственное видео, которое предлагает все программное обеспечение для конференц-связи. Отключение этого параметра также может позволить вам легче сосредоточиться на других динамиках. В Zoom наведите указатель мыши на видеопоток, который показывает вас, нажмите кнопку «Еще» ••• и выберите «Скрыть себя». Cisco Webex имеет аналогичный вариант. Для других сервисов, таких как FaceTime и Skype, подумайте о хорошо размещенных стикерах на экране.
  • Не будь голым! Думаешь, я шучу? Позвольте мне процитировать недавнюю колонку «Друг по работе» в New York Times: «Недавно я разговаривала с группой женщин-профессионалов разных возрастов и географических регионов. Двое из первых рук видели, как кто-то выглядел полностью или частично обнаженным во время разговора на рабочем совещании, потому что он или она не знали, что во время разговора было видео, а также аудио. Не думайте, что из-за того, что вы не видите кого-то, они не могут видеть вас ».
  • Может не использовать видео. Вам нужно участвовать по видео? Вы единственный, кто откажется от участия? Для звонков с небольшим количеством людей, особенно если вы знаете их голоса, ограничение звука для всех снижает когнитивную нагрузку и может улучшить обсуждение. Подумайте, перевешивает ли нагрузка на камеру ее полезность. Многие люди предпочли не появляться в кадрах до пандемии и считают, что необходимость делать это сейчас вызывает стресс. Если у вас есть выбор, подумайте, работает ли он для вас.

Примите участие в сеансе

Наконец, позвольте мне дать небольшой совет, который поможет во время встречи:

  • Кнопка отключения звука – ваш друг. Как правило, отключайте звук, когда не разговариваете, если только вы не находитесь в очень тихой обстановке. Это снижает фоновый шум. Желательно, чтобы все начали встречу без звука; в некоторых случаях организатор или фасилитатор может заблокировать всех, чтобы отключать и включать людей по запросу. Найдите ярлык отключения / включения звука для используемой вами системы. Можно использовать физическую кнопку отключения звука, если она есть у вашего микрофона, но нажатие или удерживание клавиши клавиатуры для переключения микрофона обычно проще. В Zoom, если вы отключили звук, вы можете включить звук, нажав и удерживая клавишу пробела. Когда вы отпускаете клавишу пробела, отключение звука возобновляется.
  • Отключите уведомления на своих устройствах. В частности, если вы собираетесь поделиться своим экраном, не забудьте щелкнуть, удерживая Option, значок Уведомления в правом верхнем углу главного экрана вашего Mac. Включите режим «Не беспокоить» в Центре управления на устройствах iOS.
  • Обратите внимание (или хотя бы сделайте вид). Не оглядывайтесь в другие места во время съемки. Во время разговора обычно смотрите чуть ниже или в камеру – фокус установлен на веб-камерах, поэтому если смотреть немного ниже объектива, создается впечатление, что вы смотрите прямо в объектив. Во время слушания предоставляйте визуальную невербальную обратную связь, например кивая. В противном случае ваша очевидная незаинтересованность может усложнить задачу говорящим.
  • Поднимите руку, чтобы говорить. Если вы участвуете в совместном собрании, поднимите руку или используйте инструмент в приложении для видеоконференцсвязи, чтобы указать, что вы хотите выступить или вас позвали. Организатор встречи должен начать с некоторых указаний о том, как привлечь их внимание и внести свой вклад.
  • Вы можете запускать и останавливать потоковое видео. Большинство инструментов видеоконференцсвязи позволяют вам контролировать, отправляете ли вы видео, превращая ваше место во время разговора в сеанс только с аудио. Zoom, например, позволяет вам нажать кнопку «Начать видео» после начала вызова, чтобы вы намеренно начали потоковую передачу, и вы всегда можете щелкнуть ее еще раз, чтобы остановить потоковую передачу. В условиях, когда сети и службы иногда перегружены, вы можете улучшить качество звука и видео, попросив участников, которые не разговаривают, приостановить свое видео, чтобы уменьшить использование полосы пропускания.

Тысячелетия цивилизации никогда не готовили людей к тому, чтобы часами в день смотреть на крошечные точки света и собирать их в изображения других людей, с которыми нам приходилось пытаться вести настоящие беседы. Мы можем признать это: видеоконференции буквально неестественны, и наш мозг – возможно, наши души – не созданы для этого. Но, проявив себя с лучшей стороны, вы можете уменьшить стресс и дискомфорт от стиля работы с постоянным просмотром видео. И мы все можем надеяться, что необходимость и частота таких сеансов со временем уменьшатся.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *